Știați că prin cooptarea unor experți, deoarece membrii Comisiei de evaluare nu au întotdeauna expertiză aprofundată în domeniul achizițiilor publice ori de natură tehnică, financiară și juridică, se reduce riscul de erori și, pe cale de consecință, de formulare a unor contestații / de anulare a procedurilor de atribuire / de reevaluări repetate a unor oferte dispuse de CNSC și/sau de instanța de judecată învestită cu soluționarea plângerii formulate împotriva deciziei Consiliului?
Legislația în vigoare prevede dreptul autorității contractante de a desemna, pe lângă Comisia de evaluare, specialiști externi numiți experți cooptați. Aceștia pot fi desemnați încă de la începutul procesului de evaluare sau pe parcursul acestui proces, în funcție de problemele care ar putea impune expertiza acestora. În decizia de desemnare a experților cooptați se precizează atribuțiile și responsabilitățile specifice deținute de aceștia pe parcursul procesului de evaluare. Propunerea privind cooptarea experților externi, respectiv necesitatea participării acestora la procesul de evaluare, se justifică și se realizează prin raportare la atribuțiile și responsabilitățile ce sunt deținute/exercitate de către aceștia.
Experții cooptați nu au drept de vot în cadrul comisiei de evaluare, însă în îndeplinirea atribuțiilor ce le revin potrivit legii și a mandatului primit în baza deciziei de desemnare, precum și a competențelor personale, aceștia procedează la întocmirea unor rapoarte de specialitate în cadrul cărora își exprimă punctul de vedere, pe baza propriei expertize pe care o dețin. Expertul cooptat este responsabil din punct de vedere profesional pentru acuratețea informațiilor consemnate în cadrul raportului de specialitate care este destinat să faciliteze comisiei de evaluare adoptarea deciziilor în cadrul procesului de analiză a ofertelor și de stabilire a ofertei/ofertelor câștigătoare. Raportul de specialitate al experților cooptați se atașează la raportul procedurii de atribuire, devine parte a dosarului achiziției publice și trebuie transmis Consiliului în situația în care sunt formulate contestații administrativ-jurisdicționale.
Experții cooptați nu trebuie să se substituie membrilor Comisiei de evaluare, în responsabilitatea cărora intră verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanți, verificarea conformității propunerilor tehnice ale ofertanților cu prevederile caietului de sarcini, evaluarea propunerilor tehnice ale ofertanților în conformitate cu criteriile de atribuire (dacă este cazul), verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanți, inclusiv verificarea conformității cu propunerile tehnice, verificarea aritmetică, verificarea încadrării în fondurile care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziție publică respectiv, precum și, dacă este cazul, verificarea încadrării acestora în situația prevăzută la art. 210 din Lege, elaborarea solicitărilor de clarificări și/sau completări necesare în vederea evaluării ofertelor, stabilirea ofertelor inacceptabile și/sau neconforme, precum și a motivelor care stau la baza încadrării acestora în fiecare din aceste categorii, stabilirea ofertelor admisibile, aplicarea criteriului de atribuire și a factorilor de evaluare, astfel cum a fost prevăzut în anunțul de participare, stabilirea ofertei/ofertelor câștigătoare sau, după caz, formularea propunerii de anulare a procedurii.
Rapoartele experților cooptați trebuie analizate de Comisia de evaluare care are obligația de elaborare a proceselor-verbale aferente fiecărei ședințe și pot fi, după caz, însușite de aceștia ori înlăturate (în tot sau în parte).
În situațiile în care unul sau mai mulți membrii ai comisiei de evaluare nu sunt de acord cu raportul de specialitate al expertului cooptat sau cu unele mențiuni din cuprinsul acestuia, are/au obligația de a-și prezenta punctul de vedere în scris, elaborând o notă individuală care devine anexă la raportul procedurii de atribuire. În cadrul acestei note se justifică în mod documentat punctul de vedere al respectivului membru/respectivilor membrii ai Comisiei de evaluare și motivele pentru care concluziile expertului cooptat nu pot fi avute în vedere (în tot sau în parte).
În practică, am constatat că nivelul de complexitate al contractelor pe care autoritățile sau entitățile contractante intenționează să le atribuie impune cooptarea unor experți, astfel încât, rapoartele de specialitate întocmite de aceștia sunt extrem de utile pentru o evaluare corectă, completă și fundamentată. Analiza realizată de expertul cooptat trebuie să fie caracterizată prin obiectivitate, independență și rigoare tehnică, astfel încât comisia de evaluare să poată adopta decizii corecte, fundamentate și să identifice cea mai bună ofertă.
Rolul expertului tehnic este esențial în clarificarea aspectelor de specialitate, în interpretarea corectă a specificațiilor tehnice și în prevenirea blocajelor generate de neînțelegeri sau lacune de expertiză ale membrilor comisiei de evaluare. Contribuția sa poate reduce semnificativ timpul necesar evaluării ofertelor și poate limita riscul unor erori care ar putea conduce la contestații, reevaluări succesive sau chiar la anularea procedurii.
Totuși, eficiența activității expertului tehnic depinde în mod direct de integrarea acesteia într-un cadru juridic și procedural corect. În absența sprijinului unui expert în domeniul juridic și/sau al achizițiilor publice, analiza tehnică riscă să fie incompletă sau chiar incompatibilă cu regulile procedurale aplicabile.
Expertiza tehnică trebuie corelată cu cerințele documentației de atribuire, factorii de evaluare și limitele impuse de legislația în vigoare. Fără această complementaritate, avantajele cooptării unui expert tehnic se estompează, iar procesul de evaluare poate deveni incoerent și, în consecință, contestabil.
Prin urmare, cooptarea experților trebuie privită ca o măsură integrată, în care expertiza tehnică, juridică și în achiziții publice se completează reciproc, asigurând o evaluare profesionistă, transparentă și aliniată prevederilor documentației de atribuire și legislației în vigoare incidente.
Doar prin această abordare multidisciplinară se poate asigura o evaluare care să permită comisiei de evaluare selectarea celei mai bune oferte și protejarea interesului public.